Змінено правила нотаріального діловодства

24 лютого 2021 року набрав чинності наказ Міністерства юстиції України від 18 лютого 2021 року №  638/5 «Про затвердження Змін до Правил ведення нотаріального діловодства», яким затверджено Зміни до Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22 грудня 2010 року № 3253/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 23 грудня 2010 року за № 1318/18613.

Зміни стосуються типової номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса. Нотаріусів було звільнено, зокрема, від обов’язків:

• ведення реєстру для реєстрації заборон відчуження нерухомого та рухомого майна, а також арештів, накладених на таке майно судами, слідчими органами, і реєстрації зняття таких заборон та арештів, алфавітної книги обліку заповітів, алфавітної книги обліку договорів відчуження нерухомого майна, алфавітної книги обліку інших договорів, алфавітної книги обліку договорів довічного утримання (догляду), алфавітної книги обліку реєстрації заборон відчуження нерухомого майна та рухомого майна, а також арештів, накладених на таке майно судами, слідчими органами, і реєстрація зняття таких заборон та арештів, журналу обліку викликів нотаріуса для вчинення нотаріальних дій поза приміщенням державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приміщенням, яке є робочим місцем приватного нотаріуса, журналу реєстрації звернень, що надійшли під час прийому фізичних та юридичних осіб; книги обліку літератури, книги обліку видачі документів з архіву для ознайомлення, розносної книги для місцевої кореспонденції, журналу обліку відбитків печаток та штампів;
• складання планів роботи, звітів про їх виконання;
• узагальнення нормативно-правових актів щодо здійснення нотаріальної діяльності.

 Крім того, уточнено порядок дій у разі втрати документів нотаріального діловодства, уточнено порядок дій у разі виявлення нестачі документів діловодства під час приймання-передавання документів нотаріального діловодства у разі зміни завідувача контори чи особи, відповідальної за ведення діловодства, заміщення (зупинення нотаріальної діяльності) приватного нотаріуса, змінено порядок надсилання/вручення вихідних документів, змінено типову номенклатуру справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса тощо.

Також, пунктами 4, 5 зазначеного наказу визначено, що номенклатури справ, складені та затверджені державними нотаріальними конторами, приватними нотаріусами на 2021 рік, до внесення змін підлягають закриттю підсумковими записами з урахуванням необхідності закриття заведених у 2021 році або перехідних справ, які виключені з номенклатури справ. При цьому у підсумковому записі зазначаються лише кількість і категорії фактично заведених у 2021 році або перехідних справ, індекси справ яких виключені змінами.

Інші заведені у 2021 році або перехідні справи продовжуються діловодством та враховуються при закритті номенклатури справ, складеної на виконання цього наказу.

Погодження номенклатур справ державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів з відповідним державним нотаріальним архівом і експертною комісією територіального органу Міністерства юстиції у зв'язку зі змінами провести до 30 квітня 2021 року.

Детальніше ознайомитись зі змінами можна за посиланням: httpss://ips.ligazakon.net/document/RE35835?an=46&hide=true