Електронний реєстр апостиля

Документи, видані відділами державної реєстрації актів цивільного стану на Україні, можуть в подальшому використовуватися на території інших держав, лише після їх відповідного посвідчення. На сьогодні найбільш розповсюдженими є два способи такого посвідчення-консульська легалізація та проставлення апостилю.

    Проставлення апостилю-це найбільш поширений спосіб оформлення документів для їх подальшого використання за кордоном. Зазначена процедура введена з метою спрощення процесу визнання іноземних документів шляхом підписання в 1961 році в Гаазі (Нідерланди) Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів.

      Відповідно до ст.2 даної Конвенції, кожна із договірних держав, яких понад 80, звільняє від легалізації документи, на які поширюється ця Конвенція і які будуть в подальшому використовуватися на її території. Єдиною формальною процедурою посвідчення цих документів-є проставлення апостилю компетентним органом держави, в якій документ був складений, який підтверджує дійсність підпису посадової особи та печатки, яким скріплено документ.

      Перевага такого засвідчення документів полягає в тому, що документ, на якому проставлено апостиль, не потребує ніякого додаткового оформлення чи завірення і може використовуватися в будь-якій іншій країні-учасниці Гаазької конвенції.

     10 січня 2002 року Верховна Рада України дала згоду на приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, 1961 року. Конвенція набула чинності для України 22 грудня 2003 року і застосовується у відносинах з державами, які не висловили заперечень проти приєднання України до Конвенції.

В Україні апостиль на документах, які в подальшому будуть використовуватися в інших країнах, проставляється трьома органами влади:

Міністерством юстиції України - на документах, виданих відділами ДРАЦС, на нотаріальних, судових документах та документах бізнесу;

Міністерством освіти та науки – на документах про освіту;

Міністерством закордонних справ – на довідках про судимість, про фінансову спроможність та інших офіційних документах.

         Міністерством освіти та науки України та Міністерством закордонних справ України апостиль проставляється безпосередньо на вільному від тексту місці документа у формі відбитка штампа розміром 10 х 10 см.

          При цьому на сьогоднішній день лише Міністерством юстиції України запроваджено проставлення електронного апостилю на окремому аркуші формату      А-4, який потім прикріплюється до документу.

          З метою підвищення рівня довіри до офіційних документів України, на яких проставляється апостиль, в рамках реформування органів юстиції 20 листопада      2015 року в Україні, в тому числі в Миколаївській області, розпочав роботу новий сервіс від Міністерства юстиції України - електронний апостиль, який проставляється на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформлюються нотаріусами України для їх подальшого використання за кордоном.

Україна приєдналася до електронного сервісу, суть якого в тому, що громадяни за місцем проживання у відділі ДРАЦС можуть подати документи для їх посвідчення електронним апостилем. Ці документи опрацьовуються електронною системою, на них накладається електронний апостиль і ці документи отримуються в тому самому відділі ДРАЦС.

Тобто, починаючи з 20 листопада 2015 року громадянам не потрібно особисто або через фірми звертатися до Міністерства юстиції України  для проставлення апостиля на документах. Не потрібно їхати до Києва, не потрібно стояти в чергах-ось головна перевага даного сервісу з проставлення Електронного апостилю.

При цьому, уповноважені представники країни, до якої подаються документи, які потребують посвідчення апостилем, через Електронний реєстр апостилю можуть перевірити автентичність апостилю та оригінальність документу.

На сьогоднішній день до Електронного реєстру апостилю вже приєдналися 23 країни, серед яких США, Великобританія, Австрія, Бельгія, Болгарія, Латвія, Грузія, Молдова, України та інші країни.

Відповідно до наказу Міністерства юстиції України від 11.11.2015 №2268 в пілотному проекті по впровадженню Електронного реєстру апостилю в Україні з 20 листопада 2015 року приймали участь 403 відділи державної реєстрації актів цивільного стану, в тому числі 13 відділів державної реєстрації актів цивільного стану Миколаївської області,  а з набуттям чинності наказу Міністерства юстиції України від 25.09.2017 №3007/5 «Про затвердження Змін до деяких нормативно-правових актів Міністерства юстиції України з питань діяльності у сфері державної реєстрації актів цивільного стану» з січня 2018 року всі без виключення відділи державної реєстрації актів цивільного стану Миколаївської області є учасниками пілотного проекту щодо подання заяв через мережу Інтернет та визначені Міністерством юстиції України уповноваженими на прийом та видачу документів, на яких проставляється апостиль.

          Прийом громадян з проставлення апостиля Центральним відділом державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Південного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Одеса) проводиться щодня з понеділка по п’ятницю, а саме в понеділок з 8.00 до 15.00 години; у вівторок, середу та четвер - з 8.00 до 17.00 години, в п’ятницю - з 8.00 до 16.00 години; обідня перерва-з 12.00 до 12.48 години.

         Прийом громадян відділами державної реєстрації актів цивільного стану Миколаївської області  проводиться щодня з вівторка по суботу, а саме в вівторок, четвер та п’ятницю - з 8.00 до 17.00 години, в середу- з 8.00 до 15.00 години, в суботу-з 8.00 до 16.00 години; обідня перерва - з 12.00 до 12.48 години.

          Проставлення апостиля здійснюється за допомогою програмних засобів ведення Електронного реєстру апостилів.  Прийом документів, формування та реєстрація заяви, розгляд документів, поданих для проставлення апостиля, проставлення апостиля або відмова у його проставленні, оформлення та видача документів за результатом розгляду заяви регламентовано Порядком проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2015 №2268/5.

         Заява формується відділом ДРАЦС в реєстрі та направляється до Міністерства юстиції України разом з відсканованими документами та квитанцією про сплату адмінпослуги в день звернення громадянина.

          Проставлення апостиля або відмова в його проставленні здійснюється Міністерством юстиції України протягом 2-х робочих днів з дня реєстрації заяви.

          У разі необхідності отримання зразка підпису, відбитка печатки, а також здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану у разі відсутності відомостей про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян або виникнення сумніву щодо їх достовірності строк розгляду документів на проставлення апостилю може бути продовжено Міністерством юстиції України до 20 робочих днів.

Отримавши апостиль, який сформовано за допомогою програмних засобів ведення Реєстру у формі електронного документу, працівник відділу ДРАЦС  роздруковує його на окремому аркуші паперу формату А-4, оформлює документи, повідомляє заявника та документ з апостилем видається заявнику.

          Для громадян України, іноземців та осіб без громадянства – 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51 грн. за 1 документ);

          Для юридичних осіб – 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85 грн. за 1 документ).

Плата за надання послуг з проставляння апостиля перераховується до загального фонду державного бюджету.

         Від внесення плати звільняються інваліди 1-ої і 2-ої груп, інваліди Великої Вітчизняної війни, громадяни, які належать до першої категорії потерпілих унаслідок Чорнобильської катастрофи, та діти-сироти у разі проставляння апостиля на документах, що стосуються безпосередньо цих громадян.