Внесення змін та виправлень до актових записів цивільного стану за зверненнями громадян, які проживають на тимчасово окупованій території України

Внесення змін та виправлень до актових записів цивільного стану є одним із завдань, покладених Законом України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану» на відділи державної реєстрації актів цивільного стану та проводиться  відповідним відділом державної реєстрації актів цивільного стану лише за наявності достатніх підстав, які підтверджуються документально. В інших випадках питання внесення змін є предметом розгляду суду.

У житті бувають ситуації, коли внаслідок помилки в одній літері при написанні імені, прізвища, дати чи місця народження у свідоцтві про народження, свідоцтві про шлюб чи про розірвання шлюбу, є розбіжності із даними паспорта, що призводить до виникнення труднощів при укладанні угод,  оформленні спадщини та в інших життєвих ситуаціях.

Законодавчо визначено, що лише відділом державної реєстрації актів цивільного стану у Херсонській області Управління державної реєстрації Південного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Одеса) вносяться зміни до відомостей актового запису цивільного стану, складеного недержавною мовою, що містяться в Державному реєстрі актів цивільного стану громадян, у разі якщо паперовий носій актового запису цивільного стану зберігається у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, розташованому на тимчасово окупованій території Автономної Республіки Крим та міста Севастополя. Починаючи з січня 2016 року по теперішній час відділом розглянуто понад 6000 документів , за результатами розгляду яких здійснено виправлення у Реєстрі.

 При цьому, громадяни України, які проживають на тимчасово окупованій території України, або переселилися з такої території, можуть звертатися із відповідними заявами до будь-якого іншого відділу державної реєстрації актів цивільного стану на території України за їх вибором, який здійснює їх надсилання до вищевказаного відділу для розгляду.

До заяви у такому випадку додаються такі документи, як свідоцтва, у яких зазначені неправильні, неповні відомості або відомості, які підлягають зміні, а також інші документи, необхідні для розгляду заяви та вирішення питання по суті, наприклад, повні витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян чи копії відповідних актових записів цивільного стану, на підставі яких вирішується питання щодо необхідності внесення змін або відмови у цьому. Підставою для внесення змін також може бути рішення суду, в якому зазначено, які саме зміни необхідно внести до актового запису.

При цьому, заявником обов’язково пред’являється паспорт для урахування його даних під час розгляду заяви.

У більшості випадків, за умови подачі повного пакету документів, що підтверджує факт помилки, питання про внесення змін до актових записів цивільного стану розглядається відділом державної реєстрації актів цивільного стану в одноденний строк.

А випадку усиновлення, скасування усиновлення, визнання усиновлення недійсним, визнання та встановлення факту батьківства (материнства), коли при реєстрації шлюбу дружина або чоловік зберегли дошлюбні прізвища та в подальшому вирішили обрати прізвище одного з них як спільне або приєднати до свого прізвища, до актових записів цивільного стану також можуть бути внесені відповідні зміни.

 У 2020-2021 роках до відділів державної реєстрації актів цивільного стану Південного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Одеса) у Херсонській області із питання внесення змін до актових записів цивільного стану звернулись 228 громадян,  які проживають на тимчасово окупованій території України. Всі заяви, окрім двох, задоволені.

Зміни до актових записів цивільного стану вносяться у випадках та на підставі:

- рішення суду про визнання батьківства (материнства), усиновлення (удочеріння), про скасування раніше винесеного рішення суду про визнання батьківства, виключення відомостей про батька (матір) дитини з актового запису про народження, скасування або визнання усиновлення (удочеріння) недійсним, про визнання шлюбу недійсним, установлення неправильності в актовому записі цивільного стану та інші, у яких зазначено про внесення конкретних змін в актові записи цивільного стану;

- постанови адміністративного суду;

- висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану або дипломатичного представництва чи консульської установи України;

- заяви про визнання батьківства, заяви матері, яка не перебуває у шлюбі, опікуна, піклувальника або самої повнолітньої особи щодо внесення відомостей про батька дитини, якщо вони не зазначені в актовому записі про народження відповідно до статті 135 Сімейного кодексу України;

- заяви дружини або чоловіка, які зберегли дошлюбні прізвища, про обрання прізвища одного з них як спільного прізвища або про приєднання до свого прізвища прізвища другого з подружжя згідно із статтею 53 Сімейного кодексу України;

- заяви про зміну прізвища малолітньої дитини обох батьків у разі зміни прізвища одного з них та згода дитини, яка досягла семи років, згідно з частиною третьою статті 148 Сімейного кодексу України

- заяви про зміну прізвища малолітньої дитини обох батьків або одного з них, якщо другий помер, оголошений померлим, визнаний недієздатним або безвісно відсутнім, та згода дитини віком від семи до чотирнадцяти років, якій при державній реєстрації народження присвоєне прізвище одного з батьків, згідно з частиною четвертою статті 148 Сімейного кодексу України;

- актового запису про зміну імені. Цей актовий запис є підставою: для зміни прізвища батьків в актовому записі про народження малолітніх дітей у разі зміни їх прізвища з дотриманням вимог статті 148 Сімейного кодексу України; для зміни імені батька та по батькові дитини в актовому записі про народження малолітньої дитини у разі подання батьками заяви про зміну по батькові дитини.

- актового запису про шлюб та розірвання шлюбу. Ці актові записи є підставою для зміни прізвищ батьків (одного з них) в актовому записі про народження малолітньої дитини при умові одночасної зміни прізвища дитини;

- рішення органу опіки та піклування, оформлене розпорядженням районної державної адміністрації чи рішенням виконавчого комітету про зміну прізвища малолітньої дитини відповідно до частини п'ятої статті 148 Сімейного кодексу України.

Внесення змін до актових записів цивільного стану можливе також і в інших окремих випадках, якщо це не суперечить чинному законодавству України.

Громадяни України, які проживають на тимчасово окупованій території України, або переселилися з тимчасово окупованої території України, подають заяву про внесення змін до актового запису цивільного стану до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за межами цієї території на їх вибір.

Разом із заявою про внесення змін до актового запису цивільного стану заявником подаються документи, необхідні для її розгляду та вирішення питання по суті, зокрема, паспорт або паспортний документ, свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану, у яких зазначені неправильні, неповні відомості або відомості, які підлягають зміні та інші документи.

Із заявою про внесення змін до актових записів цивільного стану можуть звертатись особи, щодо яких складено актовий запис; один з батьків, опікун, піклувальник дитини; опікун недієздатної особи; спадкоємці померлого; представники органу опіки та піклування під час здійснення повноважень з опіки та піклування стосовно особи, яка має право на подання такої заяви.

На підтвердження достовірності представлених заявником документів про державну реєстрацію актів цивільного стану відділом державної реєстрації актів цивільного стану додаються до матеріалів справи повні витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, копії відповідних актових записів цивільного стану, на підставі яких вирішується питання щодо необхідності внесення змін або відмови в цьому.

У разі неможливості витребування копій актових записів цивільного стану або підтвердження відповідності відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян даним паперового носія актового запису цивільного стану у зв’язку з тимчасовою окупацією території України, державна реєстрація актів цивільного стану підтверджується відповідними свідоцтвами про державну реєстрацію актів цивільного стану, витягами з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, якщо вони не містять незастережених виправлень, дописок чи явних ознак підробки.

За наслідками перевірки зібраних документів відділ державної реєстрації актів цивільного стану складає обґрунтований висновок про внесення змін або про відмову у цьому, у якому чітко вказуються причини відмови та зазначається про можливість її оскарження в судовому порядку.

Питання виконання рішення іноземного суду про внесення змін вирішується згідно з чинним законодавством України та з урахуванням вимог міжнародних договорів про надання правової допомоги.

У разі необхідності внесення змін до актового запису цивільного стану, що зберігається на тимчасово окупованій території України, цей запис попередньо поновлюється у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, до якого подано відповідну заяву громадянами України, що проживають на тимчасово окупованій території України або переселилися з неї; у відділі державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання громадянина України, яке знаходиться за межами тимчасово окупованої території України.

Після внесення змін до актового запису цивільного стану заявнику повторно видається свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану. На свідоцтві проставляється штамп "Повторно". Свідоцтво про державну реєстрацію, подане заявником для внесення змін, анулюється та знищується у встановленому порядку.