Особливості проставлення апостиля

Апостиль – це спеціальний штамп, який проставляється на офіційних документах, що надходять від держав-учасниць Конвенції. Він засвідчує справжність підпису особи під документом і автентичність відбитку печатки або штампа, якими скріплено відповідний документ.

Документи, складені за участю органів державної влади та місцевого самоврядування, або такі, що від них виходять, можуть бути використані на території іншої держави лише після відповідного їх посвідчення, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.

На сьогодні найбільш поширеним способом оформлення документів для їх можливого використання за кордоном є проставлення апостиля, запровадженого Гаазькою Конвенцією від 1961 року.

У Гаазі (Нідерланди) в 1961 році була підписана Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, до якої приєдналися більше ніж 90 країн (Австрія, Сполучене Королівство Великобританії та Північної Ірландії, Данія, Італія, Іспанія, Греція, Німеччина, Португалія, Південна Корея, США, Франція, Швейцарія, Швеція та інші).

Згідно з положеннями Конвенції документ, на якому проставлено апостиль, не потребує ніякого додаткового оформлення чи засвідчення і може бути використаний в будь-якій іншій державі-учасниці Конвенції.

Серед компетентних органів, які уповноважені проставляти апостиль на документах для дії за кордоном, в країнах, які приєдналися до вказаної Конвенції, у своїй більшості це центральні органи виконавчої або судової влади (Міністерства закордонних справ, Міністерства внутрішніх справ, Міністерства юстиції, Реєстратори Верховного суду тощо).

Згідно відповідних Правил апостиль проставляється:

1. на документах, які виходять від органів судової влади України;
2. на документах, які виходять від органів прокуратури України, органів юстиції;
3. на адміністративних документах;
4. на документах про освіту та вчені звання;
5. на документах, оформлених державними і приватними нотаріусами;
6. на офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних засвідченнях підписів.

Для проставлення апостиля до Міністерства юстиції України у більшості випадків подаються такі нотаріальні документи: копії (фотокопії), заяви, афідевіти, довіреності, засвідчені переклади нотаріусом та документи, підпис перекладача на яких засвідчений нотаріально, а також копії рішень, ухвал, постанов, що видані судами загальної юрисдикції (місцевими судами), тощо.

Слід звернути увагу на оформлення заяв, у яких батьки дають згоду на тимчасове перебування дітей за кордоном чи на їх постійне місце проживання за кордоном, справжність підпису на яких засвідчена у нотаріальному порядку.

Так, відповідно до статті 313 Цивільного кодексу України особа, яка досягла шістнадцяти років, має право на вільний самостійний виїзд за межі України. Особа, яка не досягла шістнадцяти років, має право на виїзд за межі України лише за згодою батьків (усиновлювачів), піклувальників та в їхньому супроводі або в супроводі осіб, які уповноважені ними.

На законодавчому рівні закріплено, що при засвідченні нотаріусом справжності підпису на заяві, остання має бути викладена на спеціальному бланку нотаріальних документів, тому апостиль має бути проставлено спочатку на самій заяві, а потім на перекладі, який може бути засвідчений у нотаріальному порядку (подвійний апостиль).

Однак, проставлення апостиля на перекладі не потребує звернення до Міністерства юстиції України у тому випадку, коли такий переклад буде зроблений при посольстві (акредитований переклад) або безпосередньо у тій державі, де буде в подальшому використовуватися документ.

Аналогічна процедура проставлення апостиля на довіреностях, афідевітах, що оформлені нотаріусами України, та копіях рішень, постанов, ухвал, що видані судами України.

Слід звернути увагу, що оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР (видані до 1991 року), не можуть бути прийняті на території України для проставлення апостиля. Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопія) цих документів, засвідчених у встановленому порядку на території України.

Копії свідоцтв про реєстрацію актів цивільного стану, витягів з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, виданих відділами державної реєстрації актів цивільного стану України після 1991 року, вірність яких засвідчена нотаріусами України, можуть бути прийняті для подальшого проставлення апостиля тільки у разі попереднього проставлення апостиля на оригіналах цих документів.

Апостиль складається офіційною мовою органу, що його видає. Типові пункти в апостилі можуть бути викладені також другою мовою. Заголовок "Apostille" (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)" повинен бути викладений французькою мовою.

Апостиль у Міністерстві юстиції проставляється на вимогу особи, яка підписала документ, або будь-якого пред’явника документа. Заповнений належним чином апостиль засвідчує справжність підпису, якість, в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичність відбитку печатки або штампу, якими скріплено документ. Підпис, відбиток печатки або штампа на апостилі не потребують ніякого засвідчення.

Для проставлення апостиля необхідно подати:

- оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку;

- документ банківської установи про оплату послуг з проставлення апостиля або копію документа, що підтверджує право на звільнення від сплати.

Наказом Міністерства юстиції України від 18.12.2003 № 161/5 встановлена плата за надання послуг проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, які оформляються нотаріусами України і призначені для використання на території інших держав:

для громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства - 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51 гривня за один документ);

для юридичних осіб - 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85 гривень за один документ).

Від унесення плати звільняються інваліди 1-ої і 2-ої груп, інваліди Великої Вітчизняної війни, громадяни, які належать до першої категорії потерпілих унаслідок Чорнобильської катастрофи, та діти-сироти у разі проставляння апостиля на документах, що стосуються безпосередньо цих громадян.»