Роз’яснення щодо формування реєстраційних справ

Відповідно до Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань» (далі – Закон про реєстрацію), реєстраційна справа – сукупність документів у паперовій та/або електронній формі, що подавалися для проведення реєстраційних дій.

Відповідно до Закону про реєстрацію, реєстраційна справа в паперовій формі зберігається у суб’єкта державної реєстрації за місцезнаходженням юридичної особи, фізичної особи – підприємця.

З метою належного формування реєстраційних справ в паперовій формі передбачено надсилання документів, поданих для проведення реєстрації, відповідному суб’єкту державної реєстрації, уповноваженому зберігати реєстраційні справи.

Таким чином, вищезазначені норми Закону про реєстрацію регулюють відносини, що виникають виключно у разі формування реєстраційних справ у паперовій формі. Жодних положень щодо необхідності «переведення» документів, поданих в електронній формі, в паперову форму, зокрема, шляхом їх друку, та як наслідок, надсилання їх суб’єкту державної реєстрації, уповноваженому зберігати реєстраційні справи, вказаними нормами не передбачено.

Разом з цим, особливості проведення державної реєстрації за заявами в електронній формі передбачені Порядком державної реєстрації юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, що не мають статусу юридичної особи від 09.02.2016 (далі – Порядок). Відповідно до якого, враховуючи зміни, які були внесені 01.04.2020, жодних дій, пов’язаних з роздрукуванням поданої в електронній формі заяви чи інших документів для їх долучення до відповідної реєстраційної справи в паперовій формі, не передбачено, що повністю відповідає положенням Закону про реєстрацію.

Окрім того, відповідно до Порядку заява та документи для державної реєстрації в електронній формі, документи та/або відомості, сформовані державним реєстратором за допомогою програмних засобів ведення Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань під час державної реєстрації, зберігаються в електронній формі у цьому реєстрі.