Апостилювання: коротко про головне розповідає Ірина Демчук – начальниця Чорноморського відділу державної реєстрації актів цивільного стану у місті Одеса

Практично всі документи, які вимагають за кордоном, повинні бути обов’язково перекладені та легалізовані.

Найбільш поширеним способом оформлення документів для їх можливого використання за кордоном є  проставлення апостиля, запровадженого Гаазькою Конвенцією від 1961 року.

У Гаазі (Королівство Нідерланди) в 1961 році була підписана Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, до  якої приєдналися більше ніж 110 країн (Австралія, Данія, Італія, Іспанія, Греція, Німеччина, Португалія, США, Туреччина, Франція, Швейцарія, Японія та інші)

Україна приєдналась до Гаазької Конвенції 10 січня 2002 року, Конвенція набула чинності 22 грудня 2003 року.

Апостиль - це міжнародний штамп, стандартний за оформленням, який підтверджує законність певного паперу. Проставляється на документі або оформляється як додаток до нього. Ставиться він на оригіналі документа державного стандарту або на їх нотаріальних копіях.

Іншими словами, апостиль це підтвердження справжності документа, а також підтвердження того, що людина, яка підписала відповідний документ, мала на це всі необхідні повноваження.

Штамп Апостиль не проставляється на документи тих країн, що не брали участь у підписанні Гаазької Конвенції.

У цьому випадку папера підлягає більш клопіткій і виснажливій процедурі - консульській легалізації, суть якої полягає в засвідченні документа в міністерствах України та консульстві країни призначення.

Постановою Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 року № 61 повноваження на проставлення апостиля надано:

Міністерству юстиції України — на документах, що видаються органами юстиції, судами та оформляються нотаріусами України;

Міністерству освіти і науки — на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, організаціями, що стосуються сфери освіти і науки;

Міністерству закордонних справ України — на всіх інших видах документів.

Апостиль не проставляється на оригіналах паспортних документів, військових квитків, трудових книжок, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчень особи; оригіналах, копіях (фотокопіях) нормативно-правових актів, роз’яснень та правових висновків щодо їх застосування, документах, що мають характер листування; оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР. Вище перелічені  документи, можуть бути прийняті для проставлення апостиля у вигляді копій (фотокопій), засвідчених у нотаріальному порядку.

Для проставлення апостиля подається:

- оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку;

- документ про оплату послуги з проставлення апостиля або документ, що підтверджує право на звільнення від сплати, чи його копію, засвідчену в установленому порядку;

- заяву від особи, яка подає такі документи.

Наказом Міністерства юстиції України  від 18 грудня 2003 року N 161/5 встановлена плата за надання послуг проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, які оформлюються нотаріусами України і призначені для використання на території інших держав:

для громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства – 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51 грн.);

для юридичних осіб – 5 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (85 грн.).

Від унесення плати звільняються інваліди 1-ої і 2-ої груп, інваліди Великої Вітчизняної війни, громадяни, які належать до першої категорії потерпілих унаслідок катастрофи, та діти-сироти у разі проставлення апостиля на документах, що стосуються безпосередньо цих громадян.

В Україні нотаріуси офіційно отримали повноваження на проставлення апостиля в документах.

Відповідні зміни стали можливими завдяки тому, що набрав чинності наказ Міністерства юстиції України від 27 лютого 2020 року № 702/5 «Про внесення змін до Порядку проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України».

Враховуючи, що значну кількість документів, які подаються для проставлення апостиля, складають саме документи, оформлені нотаріусами, залучення нотаріусів до участі у процедурах проставлення апостиля значно спростить вказану послугу та зробить її більш зручною для громадян.