Загальні положення внесення змін до актових записів цивільного стану

Одним із завдань, покладених Законом України "Про державну реєстрацію актів цивільного стану" на відділи державної реєстрації актів цивільного стану, є внесення змін до актових записів цивільного стану.

Зміни до актових записів цивільного стану можуть бути внесені у випадку усиновлення, скасування усиновлення, визнання усиновлення недійсним, визнання та встановлення факту батьківства (материнства), коли при реєстрації шлюбу дружина або чоловік зберегли дошлюбні прізвища та в подальшому вирішили обрати прізвище одного з них як спільне або приєднати до свого прізвища, а також у разі необхідності доповнення або виправлення відомостей, що містяться в актових записах цивільного стану, тощо.

Слід зазначити, що внесення змін до актових записів цивільного стану проводиться відповідним відділом державної реєстрації актів цивільного стану лише за наявності достатніх підстав, які підтверджуються документально. В інших випадках питання внесення змін є предметом розгляду суду.

Порядок внесення змін, доповнень до актових записів цивільного стану в Україні регулюється Правилами внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 12 січня 2011 року  № 96/5 зі змінами (останні відбулись 15.02.2022 року).

Загальне правило унесення змін до актових записів цивільного стану – за наявності достатніх підстав та за відсутності спору між заінтересованими особами такі питання вирішуються відділами державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання заявника.

Внесення змін до актових записів цивільного стану, які складено органами державної реєстрації актів цивільного стану України, проводиться відділами державної реєстрації актів цивільного стану міжрегіонального управління Міністерства юстиції України (далі - відділи державної реєстрації актів цивільного стану) у випадках, передбачених чинним законодавством.

У разі відмови у внесенні змін до актових записів цивільного стану у висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану вказуються причини відмови та зазначається про можливість оскарження його у судовому порядку.

Заяви про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання приймаються відділами державної реєстрації актів цивільного стану в порядку, визначеному Правилами внесення змін, шляхом їх формування та реєстрації за допомогою програмних засобів ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, на яких заявники за умови відсутності зауважень до відомостей, зазначених у них, проставляють власні підписи.

Заяви іноземців, які постійно проживають в Україні, про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, складених органами державної реєстрації України, розглядаються відділом державної реєстрації актів цивільного стану на загальних підставах. Документи, складені іноземною мовою, подаються для внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання разом з їх перекладами на українську мову, засвідченими в установленому порядку.

Документи, видані компетентними органами іноземних держав на посвідчення актів цивільного стану, здійснених поза межами України за законами відповідних держав щодо громадян України, іноземців і осіб без громадянства, визнаються дійсними в Україні за наявності легалізації, якщо інше не передбачено міжнародними договорами України, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України.

Працівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану, який прийняв заяву, звіряє відомості, зазначені заявником у заяві, з паспортом або паспортним документом. Суперечливі дані в документах письмово пояснюються заявником. Документи, які мають необумовлені виправлення, підчистки або викликають сумніви щодо їх достовірності, перевіряються особливо ретельно та у разі потреби направляються для проведення їх експертизи до судово-експертної установи Міністерства юстиції України (за рахунок заявника). Відомості про акти цивільного стану, зазначені заявником у заяві, перевіряються в Державному реєстрі актів цивільного стану громадян.

Зміни до актового запису цивільного стану вносяться відділом державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання відповідного актового запису, за винятком випадків, встановлених у п. 2.28 розділу ІІ Правил внесення змін (У разі якщо актовий запис цивільного стану, до якого необхідно внести зміни у зв'язку з усиновленням, скасуванням усиновлення, визнанням усиновлення недійсним, визнанням та встановленням факту батьківства, материнства, а також доповненням і виправленням відомостей, що в ньому містяться, було складено компетентним органом іноземної держави, з якою Україною не укладено договору про правову допомогу та правові відносини у цивільних і сімейних справах, або якщо законодавством іноземної держави встановлено інший порядок внесення змін, відмінний від передбаченого законодавством України, або неможливості його направлення органами іноземної держави (стихійне лихо, військові дії тощо), що підтверджується відповідними документами, актовий запис цивільного стану попередньо поновлюється відділом державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання заявника. Про поновлення актового запису цивільного стану та внесення до нього відповідних змін повідомляється компетентному органу іноземної держави.

У разі необхідності внесення змін до актового запису цивільного стану, що зберігається на тимчасово окупованій території України, цей запис попередньо поновлюється у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, до якого подано відповідну заяву громадянами України, що проживають на тимчасово окупованій території України або переселилися з неї; у відділі державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання громадянина України, яке знаходиться за межами тимчасово окупованої території України.

За заявами іноземців, осіб без громадянства, громадян України, які проживають за кордоном, такий актовий запис цивільного стану поновлюється у Печерському районному у місті Києві відділі державної реєстрації актів цивільного стану Центрального міжрегіонального управління Міністерства юстиції України.

У такому разі у графі «Для відміток» поновленого актового запису цивільного стану зазначаються місце і дата його первинного складання).

У разі зберігання актового запису цивільного стану (метричного запису) у державному архіві внесення змін  до актового запису (метричного запису) проводиться зазначеною установою за повідомленням відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

Питання про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання розглядається у строк, що не перевищує трьох місяців, з дня подання відповідної заяви до відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

За наявності поважних причин цей строк продовжується з письмового дозволу керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації (за місцем їх подання), але не більше ніж на три місяці.

У разі якщо актові записи цивільного стану, до яких потрібно внести зміни та на підставі яких вирішується питання щодо внесення змін, поновлення та анулювання, зберігаються в архіві відділу державної реєстрації актів цивільного стану України, до якого подано відповідну заяву, а також якщо зазначені в заяві відомості або інші подані заявником документи не потребують перевірки, питання про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання розглядається у строк, що не перевищує п’ятнадцяти робочих днів.

Питання про внесення змін, поновлення та анулювання актових записів цивільного стану розглядаються дипломатичним представництвом або консульською установою України у шестимісячний строк з дня подання до них відповідної заяви.

Внесення змін, поновлення та анулювання актових записів цивільного стану згідно з матеріалами, отриманими від інших відділів державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичного представництва або консульської установи України, проводяться у строк, що не перевищує семи робочих днів.

Відмова органів державної реєстрації актів цивільного стану у внесенні змін до актових записів цивільного стану, їх поновленні та анулюванні може бути оскаржена в судовому порядку.

Запис на паперовому носії актового запису цивільного стану про внесені зміни або проставлені відмітки із зазначенням дати і документа, який був підставою для здійснення вищезазначених дій, засвідчується підписом посадової особи та печаткою відділу державної реєстрації актів цивільного стану. Відомості про внесення змін до актового запису цивільного стану, їх поновлення та анулювання вносяться до Державного реєстру актів цивільного стану громадян відповідно до Порядку ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.08.2007 № 1064.