Передача реєстраційних справ: порядок і тонкощі

Передача реєстраційної справи юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань між суб’єктами, що забезпечують зберігання реєстраційних справ – це відповідальний процес, що вимагає чіткого дотримання законодавства. Розглянемо його детальніше.

Згідно з пунктом 13 частини першої статті 1 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань» (далі – Закон)  реєстраційна справа – це сукупність документів у паперовій та/або електронній формі, що подавалися для проведення реєстраційних дій.

Відповідно до частини 3 статті 29 Закону реєстраційна справа в паперовій формі зберігається у суб’єкта державної реєстрації за місцезнаходженням юридичної особи, громадського формування, фізичної особи – підприємця щодо:

юридичної особи (крім громадського формування та релігійної організації) та фізичної особи - підприємця ‑ у виконавчих органах міської ради міст обласного та/або республіканського Автономної Республіки Крим значення, Київській, Севастопольській міських, районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністраціях;

громадського формування, професійних спілок, їх організацій, об’єднань профспілок ‑ у Міністерстві юстиції України, територіальних органах Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі.

Згідно з Порядком формування та зберігання реєстраційних справ, затвердженим наказом Міністерства юстиції України 18.11.2016 № 3267/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 18.11.2016 № 1499/29629 реєстраційна дія, проведена державним реєстратором, що пов'язана зі зміною місцезнаходження юридичної особи, громадського формування або фізичної особи - підприємця, якщо нове місцезнаходження розташоване на території іншої адміністративно-територіальної одиниці є підставою для передачі реєстраційної справи між суб’єктами, що забезпечують зберігання реєстраційних справ, у сфері державної реєстрації юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, що не мають статусу юридичної особи.

Передача реєстраційної справи до іншого суб’єкта, що забезпечує зберігання реєстраційних справ, здійснюється посадовою особою із зберігання реєстраційних справ протягом 10 робочих днів з дати настання визначеної події поштовим відправленням за описом разом з актом приймання-передавання реєстраційної справи на зберігання  або нарочно за актом приймання-передавання реєстраційної справи на зберігання. Акт приймання-передавання реєстраційної справи на зберігання складається у двох примірниках, по одному для посадових осіб із зберігання реєстраційних справ.

Факт передачі реєстраційної справи фіксується у журналі обліку надходження (вибуття) реєстраційних справ.

Посадова особа із зберігання реєстраційних справ, яка передає реєстраційну справу, у день відправлення реєстраційної справи знімає її з обліку, а посадова особа із зберігання реєстраційних справ, яка отримує реєстраційну справу, у день отримання реєстраційної справи поштою або нарочно приймає її на облік у журналі обліку надходження (вибуття) реєстраційних справ, а також за допомогою програмних засобів ведення Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань (далі – Єдиний державний реєстр).

Посадова особа із зберігання реєстраційних справ зобов'язана протягом 5 робочих днів з дати отримання реєстраційної справи надіслати посадовій особі із зберігання реєстраційних справ, яка зняла з обліку реєстраційну справу, один примірник акта приймання-передавання реєстраційної справи на зберігання. Другий примірник акта приймання-передавання реєстраційної справи на зберігання долучається до відповідної реєстраційної справи. У разі направлення одним актом кількох реєстраційних справ виготовляється необхідна кількість копій такого акта.

У разі відсутності у Єдиному державному реєстрі відомостей про взяття на облік реєстраційної справи за новим місцезнаходженням протягом тридцяти календарних днів з дня її поштового відправлення посадова особа із зберігання реєстраційних справ, яка надсилала реєстраційну справу, вживає заходів з її розшуку.