Втрачено паперові документи реєстраційної справи юридичної особи? Алгоритм дій

В реаліях сьогодення, активні бойові дії можуть призвести до втрати документів реєстраційної справи, яка складає сукупність документів у паперовій та/або електронній формі, що подавалися для проведення реєстраційних дій.

Організація зберігання реєстраційних справ покладається на керівника суб’єкта, що уповноважений на зберігання реєстраційних справ, а забезпечення зберігання реєстраційних справ покладено на посадову особу із зберігання реєстраційних справ.

У разі відсутності посадової особи із зберігання реєстраційних справ, за належне зберігання відповідає керівник такого структурного підрозділу.

У випадку нестачі в Єдиному державному реєстрі відомостей про взяття на облік реєстраційної справи за новим місцезнаходженням протягом тридцяти календарних днів з дня її поштового відправлення посадова особа із зберігання реєстраційних справ, яка надсилала реєстраційну справу, вживає заходів з її розшуку.

У нинішніх умовах, особливо важливо забезпечити належне зберігання документів реєстраційних справ. Втрата документів реєстраційної справи може призвести до обмеження прав і законних інтересів осіб, тому необхідно суворо дотримуватися встановлених процедур зберігання документів.

Варто зазначити, що єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності (далі ‑ установи), встановлюють Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України 18.06.2024 № 1000/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 22.06.2015 № 736/27181 (із змінами) (далі – Правила).

Ці правила є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма установами і вимоги цих Правил щодо забезпечення збереженості, обліку і користування документами поширюються на архіви, що зберігають документи з паперовими носіями інформації.

Відповідальність за організацію діловодства та архівної справи несе керівник установи (пункт 6 розділу 1 Правил).

Задля уникнення порушень діючого законодавства в майбутньому, звертаємо Вашу увагу на вимоги нормативно-правових актів, відповідно до яких, у разі втрати документів і справ, що числяться за номенклатурою, у структурних підрозділах вживаються наступні заходи:

1. Здійснюється розшук реєстраційної справи;

2. Створюється комісія зі службового розслідування та призначається службове розслідування;

3. Видається наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ;

4. Складається довідка про причини відсутності документів або справ, підписана членами комісії та керівником відповідного структурного підрозділу, яка передається до архіву установи;

5. Складається акт про нестачу справ (документів) у структурних підрозділах.

Вищезазначена низка заходів вимагає відповідального підходу з боку всіх учасників процесу та дозволить уберегтися від порушень законодавства у сфері державної реєстрації.

Тож, нагадуємо про неухильне дотримання Порядку формування та зберігання реєстраційних справ, затвердженого наказом Міністерства юстиції України 18.11.2016
№ 3267/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 18.11.2016 № 1499/206229 та Правил.