Особливості установлення особи, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії

Встановлення особи є першочерговим кроком у процесі здійснення нотаріальних дій, адже від цього залежить законність і захист інтересів учасників цивільних правовідносин. Розглянемо детальніше всі важливі аспекти цієї процедури: від необхідних документів для ідентифікації особи до винятків, які стосуються неповнолітніх, осіб із фізичними вадами та тих, хто відмовився від податкового номера.

Не допускається вчинення нотаріальної дії у разі відсутності осіб – її учасників або їх уповноважених представників. Відтак, саме з установлення особи розпочинається вчинення будь-якої нотаріальної дії, оскільки при вчиненні нотаріальної дії нотаріуси, посадові особи, які вчиняють нотаріальні дії, встановлюють особу учасників цивільних відносин, які звернулися за вчиненням нотаріальної дії. 

Встановлення особи здійснюється за паспортом громадянина України або за іншим документом, який посвідчує особу, передбаченим Законом України «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, які підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус», національним паспортом іноземця або документом, який його замінює, посвідченням особи з інвалідністю чи учасника Другої світової війни, посвідченням, виданим за місцем роботи фізичної особи.

Так, відповідно до положень Закону України «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, які підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус» документи, які посвідчують особу та підтверджують громадянство України: паспорт громадянина України; паспорт громадянина України для виїзду за кордон; дипломатичний паспорт України; службовий паспорт України; посвідчення особи моряка; посвідчення члена екіпажу; посвідчення особи на повернення в Україну; тимчасове посвідчення громадянина України. Документи, які посвідчують особу та підтверджують її спеціальний статус: 

• посвідчення водія; 

• посвідчення особи без громадянства для виїзду за кордон; 

• посвідка на постійне проживання; 

• посвідка на тимчасове проживання; 

• картка мігранта; посвідчення біженця; 

• проїзний документ біженця; 

• посвідчення особи, яка потребує додаткового захисту; 

• проїзний документ особи, якій надано додатковий захист.

При вчиненні нотаріальної дії нотаріуси, посадові особи, які вчиняють нотаріальні дії, також перевіряють дійсність документів за Єдиним державним демографічним реєстром, якщо документи були оформлені з застосуванням засобів цього Реєстру (відповідно до статті 43 Закону України «Про нотаріат»).

Однак, посвідчення водія, особи моряка, члена екіпажу, особи з інвалідністю чи учасника Другої світової війни, посвідчення, видане за місцем роботи фізичної особи, не можуть бути використані громадянином України для встановлення його особи під час укладення правочинів (відповідно до частини 3 статті 43 Закону України «Про нотаріат»). 

Окремо варто зазначити, що особа віком до 14 років встановлюється за свідоцтвом про народження за умови підтвердження батьками (одним із батьків) того, що ця особа є їх дитиною. При укладенні правочину неповнолітньою особою нотаріусом витребується заява батьків про згоду на вчинення правочину неповнолітнім. 

У разі якщо за фізичну особу, яка внаслідок фізичної вади або хвороби не може власноручно підписати правочин і заяву або інший документ, підписує інша фізична особа, нотаріус установлює особу громадянина, який бере участь у нотаріальній дії, і особу громадянина, який підписався за нього.

Документи, за якими встановлено особу, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, чи уповноваженого представника, повертаються особам, які їх подали.

Якщо особа через свої релігійні переконання у встановленому законодавством порядку відмовилась від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків, нотаріус перевіряє цей факт за відміткою у її паспорті.

Звертаємо увагу, що для вчинення нотаріальних дій не приймаються документи, які не відповідають вимогам законодавства або містять відомості, які принижують честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи або ділову репутацію юридичної особи, які мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші не застережні виправлення, документи, тексти яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також документи, написані олівцем.