Підтвердження дійсності документів виданих органами юстиції іноземних держав

28.07.2020 року Центральним відділом ДРАЦС було проведено он-лайн семінар із спеціалістами та керівниками відділів ДРАЦС міста Одеси та Одеської області щодо дійсності документів виданих за кордоном. Тож ми вирішили виділити основні тезиси і поділитись важливою інформацією.

Документи, складені за участю органів державної влади та місцевого самоврядування, або такі, що від них виходять, можуть бути використані на території іншої держави лише після відповідного їх посвідчення, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.

На сьогодні найбільш поширеними є два способи такого посвідчення.

1. Апостиль:

Проставлення штампа «Апостиль» є спрощеним способом легалізації іноземних документів. Така процедура застосовується лише у країнах – учасницях Гаазької Конвенції 1961 року.

Процедура апостилювання потребує значно менших затрат часу, оскільки потрібно звернутись лише в один орган.

Офіційні документи засвідчуються спеціальним штампом «Apostille», який проставляється відповідним уповноваженим органом іноземної держави, в якій було видано цей документ.

Крім цього, апостильовані документи можуть використовуватися не лише в одній країні, а й у всіх державах-учасницях Гаазької Конвенції.

«Апостиль» ставиться на оригіналі документа, його нотаріальній копії або оформлюється як додаток до нього.

2. Консульська легалізація:

Це складний процес, адже потрібно звернутись у декілька органів. Порядок консульської легалізації документів залежить від типу документа та країни, в якій він буде використовуватись. 

Легалізований таким чином документ дійсний лише на території країни, для якої здійснювалась консульська легалізація. 

Для консульської легалізації документів потрібно надати оригінал документа або його нотаріально засвідчену копію.

Також було нагадано, що існують випадки, коли легалізація документів для їх використання за кордоном не потрібна взагалі. Мова йде про країни-учасниці Мінської конвенції, що скасувала вимогу легалізації документів у відносинах між учасниками договору. Саме тому, для використання офіційних документів цих держав на території України, достатньо їх перекласти на українську мову і нотаріально засвідчити такий переклад.

Документи, які не підлягають легалізації:

• документи, які суперечать законодавству України, можуть завдати шкоди інтересам України, або посягають на честь і гідність громадян;

• оригінали чи будь-які копії паспортів, військових квитків, трудових книжок, документів, що мають характер листування, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчення водія, посвідчення особи, нормативно-правові акти;

• документи, що видані органами та посадовими особами з перевищенням їх повноважень.

Важливо! Застосовується процедура консульської легалізації для:

• документів, виданих закордонними дипломатичними установами України;

• адміністративних документів, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

За кордоном процедура консульської легалізації проводиться за схожим принципом, що й в Україні. Однак, важливим є той факт, що в кожній конкретній країні існує власна унікальна система державних органів, які різняться між собою повноваженнями та статусом. Усе це, а також вид документа та орган, що його видав, значною мірою впливають на те, куди потрібно звернутись за проведенням консульської легалізації. Тобто, якщо в одній країні документ спочатку засвідчує орган, який його видав, а потім – Міністерство закордонних справ, то в іншій країні консульську легалізацію можуть спочатку проводити судові органи, органи нотаріату, префектури, органи чи посадові особи органів місцевого самоврядування або міністерство юстиції з подальшою легалізацією у Міністерстві закордонних справ.

У будь-якому випадку завершальним етапом консульської легалізації документів за кордоном для використання в Україні є їх легалізація у дипломатичному представництві України.

Консульська легалізація є обов’язковою для таких країн: Алжир, Ангола, Афганістан, Бангладеш, Бахрейн, Бенін, Болівія, Бразилія, Буркіна-Фасо, Бурунді, Бутан, Ватикан, Габон, Гаїті, Гайана, Гамбія, Гана, Гватемала, Гвінея, Гвінея-Бісау, Джибуті, Екваторіальна Гвінея, Еритрея, Ємен, Замбія, Західна Сахара, Зімбабве, Індонезія, Ірак, Йорданія, Камбоджа, Камерун, Канада, Катар, Кенія, Кірибаті, Коморські острови, Конго, Демократична Республіка Конго, Косово, Кот-д’Івуар, Кувейт, Лаос, Ліван, Лівія, Мавританія, Мадагаскар, Малайзія, Малі, Мальдіви, Марокко, Федеративні Штати Мікронезії, Мозамбік, М’янма, Науру, Непал, Нігер, Нігерія, Нікарагуа, Об’єднані Арабські Емірати, Пакистан, Палау, Палестина, Папуа-Нова Гвінея, Парагвай, Руанда, Саудівська Аравія, Сенегал, Сінгапур, Соломонові Острови, Сомалі, Судан, Сьєрра-Леоне, Таїланд, Танзанія, Того, Тувалу, Туніс, Уганда, Уругвай, Філіппіни, Центральноафриканська Республіка, Чад, Чилі, Шрі-Ланка, Ямайка.