ТОП-5 помилок при витребуванні реєстраційних справ

Коли йдеться про нерухомість, кожен документ має важливе значення та є ключем до правди. Особливо коли майно опинилося в чужих руках через шахрайські схеми. Зловмисники зазвичай використовують підроблені документи, аби заволодіти чужою власністю. У таких випадках одним із важливих етапів повернення справедливості є витребування матеріалів з реєстраційної та інвентаризаційної справи. Проте сам процес витребування документів має низку нюансів. Розглянемо топ-5 найпоширеніших помилок та способи їх уникнення.

Помилка №1. Витребування документів реєстраційної справи у тих, хто їх не зберігає: чому нотаріус чи реєстратор вам відмовлять?
Документи реєстраційної справи витребовуються виключно від суб’єкта зберігання реєстраційної справи, а не від реєстратора, нотаріуса чи управління юстиції, якими була здійснена реєстраційна дія. Суб’єктами зберігання реєстраційних справ є районні державні адміністрації та виконавчі органи міських рад міст обласного значення, в межах території яких розташоване нерухоме майно. Такий суб’єкт надає засвідчені копії документів реєстраційної справи як з паперової, так і з електронної форми.

Помилка №2. Витребування реєстраційної справи лише у паперовій формі: чому її може виявитись недостатньо?
Матеріали реєстраційних справ зберігаються як в паперовій, так і в електронній формі, а також мають однакову юридичну силу. З плином часу неодноразово змінювались вимоги законодавства щодо обсягу документів, які зберігаються в паперовій формі в реєстраційній справі. Проте, матеріали реєстраційної справи в електронній формі завжди містили повний обсяг усіх документів, пов’язаних із державною реєстрацією прав власності на нерухомість.

Помилка №3. Витребування лише документів, на підставі яких було прийнято рішення про державну реєстрацію: що залишилось поза увагою?
Реєстраційна справа складається з усіх документів, які належать до об'єкта нерухомості за весь період часу існування про нього запису в Державному реєстрі речових прав на нерухоме майно. Витребуючи документи, на підставі яких здійснено реєстраційну дію, будуть надані лише документи, які подавалась державному реєстратору. Проте, в процесі державної реєстрації реєстратором формується також ряд документів програмними засобами реєстру, які зберігаються тільки в електронній формі та пов’язані зі здійсненням передбачених законодавством перевірок відомостей в реєстрах. Тому, для отримання повних відомостей про проведену державну реєстрацію доцільно витребувати всі документи, пов’язані із прийняттям відповідного рішення державним реєстратором. Перелік документів, які зберігаються в реєстраційній справі в електронній формі, перелічено в ч. 2 ст. 17 Закону України «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень».

Помилка №4. Звернення "не за адресою": чому суб’єкт зберігання не видасть документи з реєстраційних та інвентаризаційних справ, які заведені БТІ?
Система державної реєстрації прав на нерухомість має два періоди: до 1 січня 2013 року та після. До цієї дати реєстрацію здійснювали бюро технічної інвентаризації (БТІ), і саме вони зберігають відповідні документи. Тому витребування реєстраційної справи у таких установ є помилкою – необхідно звертатися до відповідного органу, що зберігає реєстраційні справи відповідно до сучасного законодавства.

Помилка №5. Витребування документів реєстраційної справи від РДА, яку ліквідовано після адміністративно-територіальної реформи 2020 року: куди звертатись?
Постановою Верховної Ради України «Про утворення та ліквідацію районів» від 17.07.2020 № 807-ІХ була здійснена адміністративно-територіальна реформа. Так, було змінено межі районів. Якщо територія громади раніше належала до одного району, а після реформи була включена до іншого, реєстраційну справу потрібно витребовувати саме у районній державній адміністрації новоутвореного району.

Це найбільш часті випадки помилок, які зустрічаються на практиці. Решта випадків залежить виключно від юридичної грамотності громадянина та його бажання отримати необхідні документи.
Тимофій Дудін Юридична Газета