Апостиль: міфи, факти і підводні камені

«Достатньо одного штампа і документи можна використовувати будь-де» — здається просто, але в реальності цей процес має більше нюансів, ніж здається на перший погляд. Тож розберімося: де закінчується міф і починається юридична правда.

Апостиль — це спеціальний штамп, який засвідчує справжність підпису та печатки на документі. Його призначення — спростити використання офіційних документів за кордоном у країнах-учасниць Гаазької конвенції 1961 року, до якої Україна приєдналася у 2002 році.

Проте не всі документи можна апостилювати. Апостиль НЕ проставляється на оригіналах:

– паспортів;

– військових квитків, трудових книжок;

– технічних паспортів на транспортні засоби;

– дозволів на носіння зброї тощо.

Такий штамп не ставиться на документах, складених дипломатичними або консульськими агентами, на адміністративних документах, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

Але, як правило, залишається можливість апостилювати нотаріально засвідчені копії потрібного.

В Україні апостиль проставляється залежно від документа Міністерством юстиції, Міністерством внутрішніх справ, Міністерству освіти і науки, Державній міграційній службі, Державній податковій службі, Міністерству закордонних справ.

Мін’юстом апостиль проставляється на документах, що видаються органами юстиції, судами, державними архівними установами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України.

Подати відповідну заяву можна до будь-якого відділу ДРАЦС або звернувшись до нотаріуса. Звертаємо увагу, що з 3 травня 2025 року вартість проставлення одного штампа апостиля складає 610 грн для документа, що стосується фізичної, і 1060 грн для документа, який стосується юридичної особи.

Міф 3: Один документ – один апостиль

Термін «подвійний апостиль» юридично не закріплений, однак на практиці він існує. Суть процедури полягає в тому, що спочатку апостиль ставиться на оригінал документа, наприклад, на свідоцтво про народження. Після цього документ перекладається на мову країни призначення. Потім український нотаріус засвідчує підпис перекладача, і на завершення, на нотаріально засвідченому перекладі ставиться другий апостиль.

Такий підхід дає змогу документу пройти цикл легалізації відповідно до вимог окремих країн.

Міф 4: Це рідкісна послуга, якою користуються лише одиниці

За даними Південного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Одеса), лише протягом 2025 року було проставлено 26 723 апостилі.

Розподіл за регіонами юрисдикції:

Одеська область — 14 154

Дніпропетровська область — 6 478

Запорізька область — 2 296

Кіровоградська область — 1 279

Миколаївська область — 2 258

Херсонська область — 258

Це свідчить про потребу в легалізації документів — для навчання, працевлаштування, шлюбу чи постійного проживання за кордоном.

Апостиль — це міжнародна легалізація документа, яка відкриває двері у понад 100 країн світу. Але лише за умови, що все зроблено юридично правильно і з урахуванням вимог держави, до якої ви подаєте документи.

Знати правила — означає не втрачати час, гроші і можливості.